Hãy thử tưởng tượng — nếu có một đồng nghiệp hỏi rằng bạn có thể làm chủ tịch cho một ủy ban mà họ đang thành lập không. Mà không cần suy nghĩ, câu đầu tiên bạn nói ra là: “Chắc chắn rồi. Tôi rất vui!” Một thời gian sau, bạn nhìn thấy hàng loạt email chồng chất trong hộp thư đến và hàng loạt cuộc hẹn trên lịch của mình. Bỗng nhiên, bạn nhận ra rằng mình đang bị quá tải. Bạn biết mình cần phải nói không sau khi đã nói có, nhưng bạn lại ngần ngại khi phải rút lui khỏi trách nhiệm mà bạn đã hứa.
Việc nói không chưa bao giờ là dễ dàng, nhưng nó còn đặc biệt khó khăn hơn khi bạn đã đồng ý với một cam kết. Bạn có thể lo lắng rằng việc rút lui sẽ làm ảnh hưởng đến các mối quan hệ, bạn có thể bị xem là người không đáng tin cậy hoặc dẫn đến việc bạn bị gán nhãn là một thành viên kém trong nhóm. Những nỗi lo này càng tăng lên đối với những người “nhạy cảm nhưng nỗ lực – sensitive strivers ” — những người có cảm xúc nhạy bén và đạt thành tích cao — thường có xu hướng suy nghĩ quá nhiều về tình huống và gặp khó khăn trong việc thiết lập ranh giới.
Nếu bạn thấy bản thân mình ở trong đó, thì suy nghĩ về việc rút lại sự đồng ý của mình và phải đối mặt với sự thất vọng hoặc tức giận của người khác có thể là điều rất khó để chịu đựng. Phản ứng này là hoàn toàn hợp lý, vì các nghiên cứu cho thấy rằng não bộ không phân biệt giữa sự từ chối xã hội và cơn đau thể xác. Thay vào đó, bạn chịu đựng và thực hiện theo các cam kết — dẫn đến việc đôi khi phải đánh đổi cả sức khỏe của bản thân, điều này lại phản tác dụng. Không chỉ khiến bạn căng thẳng hơn mà những người khác cũng có thể nhận thấy rằng bạn đang bị phân tâm, choáng ngợp hoặc cảm thấy khó chịu.
Dù bạn đã lên lịch quá nhiều, nhận ra rằng mình có xung đột, hoặc không thể hoặc không muốn tham gia vào một dự án nào đó, việc rút lui một cách duyên dáng là rất quan trọng. Điều này sẽ giúp bảo vệ danh tiếng của bạn và duy trì các mối quan hệ vững mạnh. Dưới đây là cách để nói không sau khi đã nói có một cách khéo léo và chuyên nghiệp.
Cân nhắc về cơ hội
Trước khi bạn thông báo về sự từ chối này, hãy chắc chắn rằng việc rút lui thực sự là quyết định đúng đắn. Hãy xem xét chi phí cơ hội. Ví dụ, giả sử bạn đã đồng ý tham gia một sáng kiến mới từ sếp của bạn, nhưng giờ bạn lại có những suy nghĩ về việc kinh doanh. Đánh giá mức độ quan trọng của dự án đối với các ưu tiên kinh doanh chính. Nếu sáng kiến này giúp bạn có cơ hội tiếp xúc với các bộ phận khác trong công ty hoặc cho phép bạn xây dựng vốn xã hội hoặc kỹ năng mới, thì nó có thể xứng đáng với sự hy sinh. Tuy nhiên, nếu chi phí vượt quá lợi ích (chẳng hạn như ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân của bạn hoặc các dự án hiện tại), thì tốt hơn là nên rút lui.
Thay đổi góc nhìn
Nếu bạn lo lắng rằng việc nói không sau khi đã đồng ý sẽ khiến bạn trông có vẻ vô trách nhiệm, hãy chấp nhận sự thật rằng việc tiếp tục thực hiện nhiệm vụ trong khi biết rằng bản thân không thể hoàn thành nhiệm vụ đó là sự ích kỷ và không nên có. Bạn có thể cảm thấy mình đang hào phóng và hữu ích khi nói lời đồng ý, nhưng nếu bạn không thể thực hiện những gì đã hứa, điều đó không phải là công thức cho hiệu suất cao, hạnh phúc cá nhân hay các mối quan hệ vững chắc. Hơn nữa, hãy xem xét những phẩm chất tích cực mà bạn thể hiện khi rút lui một cách lịch sự. Bạn thể hiện khả năng sắp xếp sự ưu tiên tốt, quản lý thời gian hiệu quả và giao tiếp rõ ràng — tất cả đều là những phẩm chất của một nhà lãnh đạo giỏi.
Hãy khôn ngoan và trung thực
Khi đến lúc cần phải nói về thông điệp của bạn, hãy tự tin và rõ ràng mà không cần giải thích quá nhiều. Nói cách khác, hãy hướng đến việc thẳng thắn, thấu hiểu và trên hết là trung thực. Ví dụ, nếu bạn rút lui khỏi ủy ban của bạn bè, bạn có thể nói: “Khi tôi nói rằng tôi có thể tham gia ủy ban vào tháng trước, tôi hoàn toàn tin tưởng rằng mình có đủ thời gian để làm tốt công việc. Sau khi xem xét lại lịch trình của mình, tôi nhận ra rằng mình đã “căng mình quá sức” và có một số cam kết công việc mà tôi không thể thay đổi. Điều này có nghĩa là tôi sẽ không thể tham gia với tư cách là chủ tịch.”
Việc đưa ra một lời giải thích ngắn gọn hoặc một lý do cho quyết định của bạn có thể giúp việc rút lui được đón nhận tốt hơn. Chẳng hạn, bạn có thể giải thích: “Tôi biết chúng ta đã nói về việc tôi tham gia với tư cách là chủ tịch ủy ban, nhưng khi tôi đồng ý, tôi không ngờ rằng một dự án lớn sẽ được giao cho tôi tại công ty. Vì vậy, tôi cần phải từ chối.” Trong trường hợp rút lui khỏi sáng kiến với sếp của bạn, bạn có thể chia sẻ: “Tôi đã có cơ hội xem xét lại các ưu tiên của mình và dự án mới này sẽ ngăn cản tôi đóng góp vào các trách nhiệm công việc cốt lõi của mình ở mức cao nhất. Điều đó sẽ không phải là quyết định tốt nhất cho bản thân tôi hoặc cho nhóm, vì vậy tôi phải tôn trọng thay đổi lời đồng ý của mình thành từ chối.”
Bảo vệ mối quan hệ
Việc xin lỗi và nhận trách nhiệm cho bất kỳ sai sót, sự hiểu lầm, hoặc đơn giản là việc kéo căng bản thân quá mức là hoàn toàn hợp lý. Sau cùng, đối phương đã trông chờ vào bạn và có thể đã lập kế hoạch dựa trên sự tham gia của bạn. Trong trường hợp rút lui khỏi ủy ban, bạn có thể nói: “Tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào mà điều này gây ra. Tôi rất trân trọng việc bạn đã nghĩ đến tôi cho cơ hội này và tôi rất mong chờ nó sẽ thành công. Tôi không thể chờ đợi để nghe mọi thứ diễn ra như thế nào.”
Việc bày tỏ lòng biết ơn và kết thúc bằng một giọng điệu tích cực cho thấy sự quan tâm và lòng trắc ẩn.
Đề xuất một phương án thay thế
Hãy đề xuất một khoảng thời gian khác hoặc sắp xếp lại vào một ngày khác nếu bạn thực sự muốn giúp đỡ. Hãy nói rằng bạn sẽ xem xét lại vào một thời điểm khác và để lại cơ hội cho việc nhận lời trong tương lai bằng cách nói: “Sau khi xem xét lại lịch trình của mình, tôi cần thay đổi quyết định và từ chối lời mời này ngay bây giờ. Nhưng xin hãy nhớ đến tôi trong tương lai. Bạn có thể liên hệ lại với tôi sau vài tháng không?”
Bạn cũng có thể tránh để người kia cảm thấy bối rối bằng cách gợi ý một phương án thay thế. Có thể bạn sẽ giới thiệu người đó với một đồng nghiệp có thể giúp đỡ hoặc một nhà thầu mà họ có thể thuê. Hoặc có thể bạn hướng dẫn người đó đến một nguồn lực nào đó có thể hỗ trợ họ, như một cộng đồng, podcast, hoặc tài liệu đào tạo có thể đáp ứng nhu cầu của họ hoặc giải quyết vấn đề mà họ đang gặp phải.
Học hỏi từ trải nghiệm
Việc rút lui khỏi các cam kết không phải là điều dễ chịu, nhưng nó có thể đem lại một bài học quý giá và là động lực để vượt qua những xu hướng muốn làm hài lòng người khác- là điều có thể đang cản trở bạn trên con đường đạt được thành công hơn. Hãy xem đây là một cơ hội để học hỏi nhằm phát triển khả năng phân định tốt hơn về những gì bạn đồng ý — hoặc không đồng ý — trong tương lai. Trong tương lai, hãy cố gắng chỉ nói đồng ý với những cơ hội khiến bạn hào hứng và những cơ hội mà bạn có thể sắp xếp để tham gia.
Dù bạn có suy nghĩ cẩn thận đến đâu, đôi khi bạn cũng cần phải rút lại một lời hứa mà mình đã đưa ra hoặc thay đổi quyết định của mình. Đừng biến điều này thành thói quen, nhưng hãy tiếp cận tình huống với sự nhạy cảm và xem xét để đạt được kết quả tốt nhất có thể.
Nguồn: hbr.org
