Trong môi trường làm việc ngày nay, các công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI) và trí tuệ nhân tạo tạo sinh (GenAI) đang cách mạng hóa cách chúng ta thực hiện các công việc hàng ngày. Từ việc tự động hóa quy trình đến phân tích các dữ liệu phức tạp, sự chuyển đổi này mang lại nhiều cơ hội nhưng cũng có những thách thức đáng kể. Mithu Storoni là một nhà thần kinh học và tác giả của cuốn sách Hyperefficient: Optimize Your Brain to Transform the Way You Work, đã cung cấp những sự hiểu biết quý giá về cách chúng ta có thể khai thác kiến thức về não bộ để nâng cao hiệu quả của cá nhân và cả tổ chức.
Tái Định Nghĩa Hiệu Suất
Mithu định nghĩa hiệu suất không chỉ đơn thuần là số lượng công việc mà nhân viên thực hiện, mà còn là chất lượng và sự sáng tạo trong công việc đó. Ở nhiều tổ chức, nhân viên thường được đánh giá dựa trên khối lượng công việc hoàn thành, và điều này có thể dẫn đến sự suy giảm chất lượng đầu ra. Khi người lao động bị áp lực phải làm nhiều việc cùng lúc, thì họ có nguy cơ rơi vào trạng thái “năng suất giả – pseudo-productivity”, là trạng thái họ có vẻ bận rộn nhưng không thực sự đem lại giá trị.
Thay vì chỉ tập trung vào số lượng, thì điều quan trọng hơn là tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích sự sáng tạo và tư duy phản biện. Một tổ chức thực sự xuất sắc không chỉ đạt được các mục tiêu ngắn hạn mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững bằng cách thúc đẩy đổi mới và cải tiến liên tục.
Các Trạng Thái Tâm Lý và Sự Tập Trung
Theo Mithu, có ba trạng thái tâm lý chính mà các cá nhân trải qua khi làm việc:
- Cấp Một (Gear One): Trạng thái chậm chạp, mờ mịt này thường xảy ra khi thức dậy hoặc ngay trước khi đi ngủ. Trong thời gian này, mọi người có thể có ý tưởng sáng tạo, nhưng việc thực hiện có thể gặp khó khăn. Mithu gợi ý rằng đây là thời điểm tối ưu để nuôi dưỡng sự sáng tạo, vì não bộ có thể suy nghĩ tự do mà không bị áp lực. Điều này đặc biệt quan trọng trong các giai đoạn cần phát triển ý tưởng mới, nơi mà tư duy không bị ràng buộc có thể dẫn đến những đột phá.
- Cấp Hai (Gear Two): Trạng thái này được coi là lý tưởng cho sự tập trung. Trong trạng thái này, các cá nhân có thể duy trì sự chú ý trong thời gian dài và làm việc hiệu quả hơn. Đây là lúc não bộ hoạt động ở mức cao nhất, cho phép cá nhân giải quyết vấn đề và tạo ra ý tưởng mới. Mithu mô tả Cấp Hai này như một “vùng vàng – golden zone” cho sự sáng tạo, là nơi những ý tưởng tốt nhất có thể được sản sinh.
- Cấp Ba (Gear Three): Trạng thái phản ứng nhanh này có thể dẫn đến độ chính xác thấp. Trong trạng thái này, các cá nhân dễ bị phân tâm, và mặc dù họ có thể hoàn thành nhiệm vụ cách nhanh chóng, nhưng chất lượng công việc của họ lại giảm sút. Trạng thái này là nơi nhiều nhân viên thường rơi vào khi đối mặt với áp lực từ thời hạn và các công việc liên tục. Sự căng thẳng và thiếu tập trung có thể dẫn đến những sai sót, thiếu sót và cuối cùng là sự không hài lòng với công việc.
Mithu nhấn mạnh rằng thời gian trong ngày có ảnh hưởng đáng kể đến các trạng thái này. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng, ở một số thời điểm nhất định sẽ thuận lợi hơn cho các loại công việc khác nhau. Việc nhận biết những thời điểm cao điểm này có thể hỗ trợ cá nhân và tổ chức cải thiện hiệu suất làm việc. Ví dụ, sáng sớm có thể là thời điểm tốt nhất cho các công việc sáng tạo, trong khi từ cuối buổi sáng đến đầu buổi chiều có thể là lý tưởng cho công việc cần tập trung cao độ.
Tối Ưu Hóa Môi Trường Làm Việc
Để giúp nhân viên đạt hiệu suất tối ưu, Mithu đề xuất ba chiến lược cho các nhà quản lý:
- Lịch Trình Linh Hoạt: Một trong những yếu tố quan trọng nhất là tạo ra lịch làm việc linh hoạt cho phép nhân viên làm việc theo cách phù hợp nhất với các công việc hiện tại. Ví dụ, nếu một nhóm đang tham gia vào một dự án sáng tạo, thì họ nên có cơ hội làm việc trong những giờ cao điểm về sáng tạo. Ngược lại, các công việc cần sự tập trung cao có thể được sắp xếp vào cuối buổi sáng đến đầu buổi chiều. Điều này không chỉ tăng năng suất mà còn tạo ra một môi trường làm việc thoải mái hơn.
- Khuyến Khích Theo Đuổi Kiến Thức: Mithu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cho phép nhân viên khám phá những sở thích cá nhân liên quan đến công việc của họ. Khi nhân viên có thể dành thời gian cho các dự án mà họ đam mê, họ sẽ cảm thấy hạnh phúc hơn và có động lực hơn. Điều này không chỉ tăng cường động lực nội tại mà còn giúp các công ty thu hút và giữ chân nhân tài. Cho phép nhân viên tham gia vào việc học tập liên tục sẽ giúp họ phát triển kỹ năng và khám phá những lĩnh vực mới mà họ có thể đóng góp cho tổ chức.
- Đưa Ra Phản Hồi: Tạo ra một môi trường làm việc mà ở đó các nhân viên có thể nhận phản hồi thường xuyên về hiệu suất của họ giúp duy trì sự tập trung và gắn bó. Phản hồi tích cực giúp nhân viên hiểu những gì họ đang làm tốt và những lĩnh vực cần cải thiện, từ đó nâng cao chất lượng công việc. Phản hồi kịp thời và xây dựng không chỉ khiến nhân viên cảm thấy được đánh giá cao mà còn khuyến khích họ phát triển và tiến bộ trong công việc.
Thách Thức Trong Môi Trường Làm Việc Hiện Đại
Trong thời đại kỹ thuật số, nhiều nhân viên cảm thấy áp lực hơn bao giờ hết để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng. Điều này có thể khiến họ rơi vào trạng thái Cấp Ba, trở nên quá bận rộn với các công việc mà họ không có thời gian cho tư duy sáng tạo. Mithu cho rằng đây là lý do tại sao nhiều tổ chức cần xem xét lại về cách thức hoạt động và định nghĩa lại khái niệm năng suất. Sự phụ thuộc vào công nghệ và nhu cầu phản ứng nhanh trước những thay đổi có thể khiến các cá nhân bỏ qua thời gian cần thiết để tạm dừng và suy ngẫm, từ đó làm giảm khả năng sáng tạo và tư duy sâu sắc của họ.
Học Tập Trong Một Môi Trường Thay Đổi Liên Tục
Mithu cũng nhấn mạnh rằng, trong một thị trường lao động đang thay đổi nhanh chóng, việc học tập liên tục là công cụ quan trọng để nhân viên thích ứng. Cảm giác căng thẳng và không chắc chắn có thể thúc đẩy quá trình học. Khi nhân viên cảm thấy cần phải tiếp thu thông tin mới để đáp ứng yêu cầu công việc, não bộ của họ tự động kích hoạt để tiếp thu thông tin này. Tuy nhiên, điều này cũng đòi hỏi cá nhân phải có khả năng quản lý tâm trạng và trạng thái cảm xúc của họ.
Quản Lý Căng Thẳng và Học Tập
Mithu khuyến khích các nhân viên học cách quản lý cảm xúc và căng thẳng của họ để duy trì trạng thái học tập. Lo âu có thể là động lực để tìm kiếm thông tin mới, nhưng nếu không được kiểm soát, nó có thể trở thành rào cản lớn. Nhân viên cần học cách tìm kiếm sự thoải mái trong sự không chắc chắn, biến căng thẳng thành cơ hội để học hỏi. Điều này bao gồm việc phát triển kỹ năng tự điều chỉnh, từ việc thực hành tỉnh thức đến việc thiết lập các mục tiêu học tập rõ ràng, cụ thể.
Kết Luận
Tối ưu hóa hiệu suất công việc không chỉ phụ thuộc vào công nghệ mà còn vào cách mà các cá nhân làm việc và môi trường xung quanh họ. Bằng cách hiểu rõ các trạng thái tâm lý và điều chỉnh môi trường làm việc, các tổ chức có thể tạo ra không gian khuyến khích sự sáng tạo và chất lượng đầu ra cao. Mithu Storoni cung cấp những hiểu biết sâu sắc về cách mà khoa học thần kinh có thể được áp dụng trong môi trường làm việc hiện đại, giúp chúng ta vượt qua những thách thức trong thời đại kỷ thuật số.
Sự chuyển đổi này không chỉ có lợi cho nhân viên mà còn cho toàn bộ tổ chức, vì một môi trường làm việc tối ưu sẽ dẫn đến hiệu suất cao hơn, sự hài lòng trong công việc và cuối cùng là sự thành công bền vững trong một thế giới ngày càng cạnh tranh. Để đạt được những mục tiêu này, cần có sự kết hợp chặt chẽ giữa sự nhận thức cá nhân và các chiến lược quản lý thông minh giúp mỗi cá nhân phát huy tối đa tiềm năng của họ trong môi trường làm việc hiện đại.
Nguồn: hbr.org
