Đâu là yếu tố cốt lõi nào để đo lường tác động của các chương trình đào tạo?
Các chuyên gia L&D đã theo đuổi câu hỏi: “Các chương trình đào tạo thực sự tạo ra tác động gì?” trong nhiều năm. Đo lường tác động thành công bắt đầu bằng việc nói thật về cơ hội và thách thức.
1. Đồng Thuận Cùng Business Về “Tác Động”
Chiến thắng là nỗ lực tập thể, và việc định nghĩa “tác động” cũng vậy. Thật không thực tế và thiếu công bằng nếu kỳ vọng đội ngũ đào tạo phải tự định nghĩa về tác động của các chương trình đào tạo. Cách hợp lý và công bằng hơn là khi đội ngũ đào tạo cùng thống nhất với lãnh đạo và các bên liên quan về tác động là gì — và không phải là gì.
Sự thống nhất này giúp chia sẻ trách nhiệm công bằng giữa các bên, đồng thời quản lý kỳ vọng. Nó cũng tránh được sự mơ hồ về việc tác động sẽ “xuất hiện” thế nào trong công việc hằng ngày.
Có một rủi ro lớn dẫn đến thất bại trong đo lường tác động nếu việc định nghĩa được để cho đội ngũ đào tạo quyết định mà không có sự đồng thuận của lãnh đạo và các bên liên quan.
2. Đặt KPI Trước Khi Đào Tạo.
- Cách tiếp cận thụ động để đo lường tác động thường là: “Chúng ta đã hoàn thành đào tạo cho ‘x.’ Giờ hãy xem tác động ra sao.”
- Trong khi đó, cách tiếp cận chủ động sẽ là: “Chúng ta thiết kế giải pháp học tập để giảm lỗi 10% và sẽ đo kết quả sau 30 ngày.”
Việc xác định trước các thước đo và chỉ số hiệu suất chính (KPI) làm chuẩn cho tác động sẽ tăng khả năng chứng minh được tác động.
Tác động của các chương trình đào tạo đã được định nghĩa từ đầu. Rất khó để đo lường sự thành công của đào tạo nếu không có thước đo và KPI làm chuẩn. Bạn chỉ như “ném phi tiêu trong bóng tối” nếu không xác định trước thước đo và KPI cho tác động, trước khi giải pháp đào tạo được thiết kế, triển khai và sử dụng.
3. Kết Nối Cùng Quản Lý Và Các Bộ Phận Khác
Bạn từng nghe câu: “Cần cả một ngôi làng để nuôi dạy một đứa trẻ” chưa? Điều này cũng đúng khi nói về tác động của việc đào tạo đến hiệu suất con người và kết quả kinh doanh.
Khi kết hợp việc đào tạo với những yếu tố kích hoạt khác, mới có thể đo lường được tác động đến hiệu suất nhân viên và kết quả kinh doanh.
Việc học tập có tiềm năng lớn hơn trong việc ảnh hưởng đến hiệu suất nếu kết hợp cùng các yếu tố như: sự hỗ trợ của quản lý, công cụ hỗ trợ công việc, khen thưởng và ghi nhận, cũng như chế độ đãi ngộ. Đội ngũ đào tạo có khả năng tác động lớn hơn đến mục tiêu kinh doanh khi “ngôi làng” (tức các phòng ban, chức năng khác) cùng hợp lực và đóng góp. Các chương trình đào tạo không thể tự thân tạo ra kết quả.
4. Đo Lường Tác Động Đào Tạo Khó – Nhưng Có Thể
Đo lường tác động của việc đào tạo không dễ dàng. Nó có thể khiến bạn cảm thấy không chắc chắn, mơ hồ và khó đạt được. Nó có thể phức tạp và khó hiểu, nhưng không phải là điều không thể.
Nếu chỉ tiếp cận việc đo lường tác động như một quá trình “hậu kiểm” thay vì lập kế hoạch chủ động sẽ càng làm tăng sự khó khăn và phức tạp.
Hãy thừa nhận những thách thức trong việc đo lường hiệu quả đào tạo, nhưng đừng từ bỏ. Nếu bạn lên kế hoạch cho việc đo lường tác động trước khi triển khai đào tạo; nếu bạn gắn mục tiêu đo lường tác động vào giai đoạn thiết kế trải nghiệm học tập; và chọn chỉ số đo lường gắn với mục tiêu kinh doanh, thay vì chỉ đếm số giờ học; thì khả năng đo lường thành công sẽ cao hơn.
5. Trình Bày Tác Động Thay Vì Số Liệu Đào Tạo
“Có bao nhiêu người đã tham gia đào tạo? số giờ đào tạo? Hình thức học nào được sử dụng nhiều nhất?”
Câu trả lời cho những câu hỏi này vẫn quan trọng và có giá trị để đo hiệu quả vận hành. Tuy nhiên, các lãnh đạo cấp cao — những người xem đào tạo như một phần của hiệu suất và kết quả kinh doanh — lại quan tâm nhất đến tác động của việc đào tạo đem lại.
Hãy trình bày một câu chuyện về tác động được kể bằng dữ liệu, cho thấy các chương trình đào tạo đã ảnh hưởng thế nào đến hiệu suất và kết quả kinh doanh — ví dụ: “Những người hoàn thành chương trình đào tạo ‘x’ đã giảm 5% lỗi ‘y.’” — sẽ có sức thuyết phục và thu hút lãnh đạo nhiều hơn so với các con số thuần về dữ liệu đào tạo.
6. So Sánh Giữa 02 Nhóm: Được – Không Được Đào Tạo
So sánh giữa nhóm được đào tạo và nhóm không được đào tạo là cách đáng tin cậy nhất để tách biệt và đo lường tác động của đào tạo
Cả hai nhóm được so sánh phải ở trong cùng điều kiện tương đương (vai trò, kinh nghiệm, thâm niên, môi trường…). Như thế, sự khác biệt về kết quả cho thấy tác động của việc đào tạo.
Phân tích này mang đến dữ liệu tác động đáng tin cậy nhất, về hiệu quả của các chương trình đào tạo.
7. Không Cần Đo Lường Mọi Thứ – Hãy Lựa Chọn
Tiêu chí nào cần cân nhắc để biết một chương trình đào tạo cần được đo lường tác động?
Có sáu câu hỏi giúp xác định khả năng thành công của việc phân tích tác động đào tạo. Không nhất thiết phải trả lời “có” cho tất cả, nhưng bốn yếu tố vị trí, mục đích, điểm đo, nguồn lực là bắt buộc:
- Ưu tiên (Priority): Chương trình có nhận được sự quan tâm, chú ý hoặc bảo trợ từ lãnh đạo cấp cao không?
- Vị trí (Position): Nó có gắn với một mục tiêu hay chiến lược kinh doanh không?
- Mục đích (Purpose): Có mục tiêu cụ thể về kết quả hiệu suất không?
- Điểm đo (Pinpoints): Có KPI hay thước đo tác động không?
- Nguồn lực (Power): Có sự hỗ trợ để kích hoạt hiệu suất không?
- Lợi ích (Payoff): Có sự đầu tư đáng kể về thời gian, tiền bạc hoặc cả hai không?
Không thể đo lường tác động cho tất cả mọi chương trình. Nhưng bạn có thể làm việc thông minh hơn, không phải vất vả hơn, bằng cách chọn những chương trình đào tạo có tiềm năng tạo ra kết quả rõ rệt nhất để đo lường.
Đã đến lúc chúng ta nhìn nhận lại: số người tham gia hay số giờ học chưa đủ để chứng minh hiệu quả. Điều mà lãnh đạo thực sự quan tâm là đào tạo đã tạo ra sự thay đổi gì cho hiệu suất và kết quả kinh doanh.
- Thống nhất với lãnh đạo và các bên liên quan về “tác động” ngay từ đầu.
- Chọn KPI rõ ràng, gắn với mục tiêu kinh doanh trước khi triển khai.
- Kết hợp đào tạo cả tổ chức để tạo ảnh hưởng thực sự.
- Tập trung đo lường ở những chương trình quan trọng, có tiềm năng tạo ra kết quả rõ rệt.
Đo lường tác động không dễ, nhưng với sự chuẩn bị chủ động, chúng ta có thể biến dữ liệu đào tạo thành câu chuyện thuyết phục về giá trị của đào tạo.
Nguồn: Training Industry
