Những cuộc trò chuyện thách thức là một phần cần có trong lãnh đạo, giúp thúc đẩy tiến bộ và nuôi dưỡng các mối quan hệ lành mạnh. Bằng cách ưu tiên an toàn tâm lý, các nhà lãnh đạo có thể biến những cuộc trao đổi căng thẳng thành cơ hội để phát triển và hợp tác.
Những cuộc trò chuyện thách thức là điều không thể tránh trong lãnh đạo. Dù là đưa ra phản hồi, giải quyết mâu thuẫn hay nêu lên quan ngại, thì những cuộc trò chuyện này đều cần thiết để thúc đầy tiến bộ và xây dựng mối quan hệ công việc lành mạnh. Tuy nhiên, cách bạn xử lý sẽ quyết định kết quả tích cực hay làm mâu thuẫn trầm trọng hơn.
Chìa khóa thành công nằm ở an toàn tâm lý. Một môi trường an toàn tâm lý cho phép mọi người bày tỏ quan điểm mà không sợ bị phán xét hay đổ lỗi. Khi con người cảm thấy an toàn, những cuộc trò chuyện thách thức sẽ trở thành cơ hội phát triển thay vì là điều cần tránh né.
Cách Tiếp Cận Các Cuộc Trò Chuyện Thách Thức
1. Kiểm soát cảm xúc của bản thân
Trước khi bước vào một cuộc trò chuyện đầy thách thức, hãy quản lý cảm xúc của mình. Khi căng thẳng tăng cao, cảm xúc – của bạn hoặc của người đối diện – có thể phá hỏng toàn bộ cuộc trò chuyện. Nếu bạn khởi đầu với sự bực dọc hay tâm thế phòng thủ, tình huống sẽ dễ dàng leo thang.
Hãy cho bản thân một khoảng dừng để lấy lại sự bình tĩnh. Trong vai trò lãnh đạo, bạn cần làm gương. Khi bạn giữ được sự điềm tĩnh, người đối diện cũng sẽ dễ dàng phản ứng tương tự, tạo nền tảng cho một cuộc trò chuyện tôn trọng.
2. Làm rõ ý định của bạn
Một trong những cách hữu hiệu nhất để giảm sự phòng thủ là chia sẻ thẳng thắn về ý định của bạn.
Hãy cho đối phương biết ngay từ đầu rằng cuộc trò chuyện này không nhằm đổ lỗi mà để cải thiện. Bạn có thể nói: “Tôi muốn bàn về việc này vì tôi coi trọng mối quan hệ của chúng ta và muốn dự án thành công.”
Sự rõ ràng về ý định sẽ giúp góp phần xây dựng niềm tin và giúp người kia yên tâm rằng bạn xuất phát từ sự quan tâm và tôn trọng.
3. Dùng các câu mở đầu bằng “Tôi”
Ngôn ngữ đóng vai trò lớn trong việc duy trì an toàn tâm lý. Thay vì nói: “Bạn chẳng bao giờ hoàn thành đúng hạn”, hãy chuyển thành: “Tôi nhận thấy gần đây chúng ta bị trễ hạn vài lần, và tôi lo lắng điều này ảnh hưởng đến tiến độ.”
Cách nói này giúp tránh tập trung vào cá nhân và giảm tính buộc tội. Các câu bắt đầu bằng “Tôi” phản ánh cảm nhận của bạn mà không đổ lỗi, khiến người nghe dễ tiếp nhận hơn.
4. Giữ sự tò mò thay vì tức giận
Khi cuộc trò chuyện trở nên căng thẳng, thật dễ rơi vào phản ứng phòng thủ hoặc vội vàng kết luận. Thay vì phản ứng ngay lập tức, hãy đặt câu hỏi để tìm hiểu: “Bạn có thể giúp tôi hiểu điều gì đã xảy ra từ góc nhìn của bạn không?”
Thái độ tò mò thể hiện rằng bạn quan tâm đến góc nhìn của người kia. Đây chính là cách thể hiện sự thấu cảm, tạo ra không gian cho cuộc trao đổi cởi mở và tìm ra gốc rễ vấn đề. Điều này củng cố cảm giác an toàn tâm lý và mở đường cho giải pháp tốt hơn.
5. Nghe nhiều hơn nói
Một trong những rào cản lớn nhất của giao tiếp hiệu quả là thiếu lắng nghe. Trong những cuộc trò chuyện khó khăn, bạn có thể dễ bị cuốn vào việc nói quá nhiều để khẳng định quan điểm. Tuy nhiên, an toàn tâm lý chỉ tồn tại khi người đối diện cảm thấy được lắng nghe.
Hãy để họ chia sẻ mà không bị ngắt lời. Lắng nghe chủ động – bằng cách nhìn thẳng, gật đầu, ghi nhận ý kiến – giúp họ cảm thấy được tôn trọng. Ngay cả khi bạn không đồng tình, việc cho họ cơ hội trình bày đầy đủ sẽ giảm nguy cơ hiểu lầm và nuôi dưỡng bầu không khí hợp tác.
6. Cứng rắn với vấn đề, mềm mỏng với con người
Khi đưa ra phản hồi, hãy tách biệt giữa vấn đề với cá nhân. Thay vì nói: “Bạn không làm việc nghiêm túc”, hãy tập trung vào hành vi cụ thể: “Tôi nhận thấy trong vài cuộc họp gần đây, cách bạn trao đổi khá ngắn gọn, bạn có ổn không?”
Tập trung vào hành vi có nghĩa là nói về điều họ làm, chứ không gán nhãn con người họ. Cách tiếp cận này vừa giữ được sự cứng rắn với vấn đề, vừa duy trì sự tôn trọng dành cho người kia.
7. Thống nhất kế hoạch hành động
Sau khi thảo luận vấn đề, hãy cùng hướng đến giải pháp. Một cuộc trò chuyện thách thức không nên kết thúc ở việc nêu ra vấn đề, mà phải có kế hoạch hành động. Hãy cùng nhau thống nhất các hành động cụ thể. Ví dụ, nếu vấn đề là trễ hạn, bạn có thể đồng ý về việc họp kiểm tra tiến độ thường xuyên hoặc điều chỉnh lịch trình.
Các hành động cụ thể tạo ra sự rõ ràng và cho thấy mục đích của cuộc trao đổi là tìm giải pháp, chứ không chỉ dừng ở việc phàn nàn.
8. Giám sát và cam kết trách nhiệm
An toàn tâm lý không kết thúc khi cuộc trò chuyện khép lại – nó được xây dựng theo thời gian. Sau cuộc trò chuyện thách thức, hãy tiếp tục giám sát để thể hiện cam kết đồng hành và cải thiện. Hẹn gặp lại để kiểm tra tiến độ và điều chỉnh khi cần.
Cách này củng cố trách nhiệm từ cả hai phía và đảm bảo giải pháp hoạt động hiệu quả, duy trì mối quan hệ vững chắc.
Những cuộc trò chuyện thách thức là yếu tố quan trọng cho thành công trong lãnh đạo và làm việc nhóm.
Bằng cách kiểm soát cảm xúc, làm rõ ý định, lắng nghe tích cực và tập trung vào giải pháp, bạn có thể tạo ra môi trường an toàn tâm lý – nơi mọi người cảm thấy được tôn trọng và lắng nghe. Nếu làm đúng, những cuộc trò chuyện này sẽ xây dựng niềm tin, củng cố mối quan hệ và thúc đẩy sự phát triển.
Nguồn: theceomagazine
