Influencing Without Authority is So Important
Thành công trong công việc ngày càng phụ thuộc vào khả năng tạo ra ảnh hưởng mà không cần dựa vào thẩm quyền trực tiếp.
Dù bạn là nhân viên chuyên môn, quản lý dự án hay trưởng nhóm, bạn đều sẽ đối mặt với nhiều thách thức khác nhau, đòi hỏi bạn phải điều phối các thành viên trong nhóm và thuyết phục các bên liên quan cùng hướng tới mục tiêu chung. Trong nhiều trường hợp, bạn còn cần tạo ảnh hưởng và thuyết phục những người thuộc các bộ phận khác trong tổ chức.
Đây là một trong những kỹ năng thiết yếu nhất đối với bất kỳ ai mong muốn tạo ra sự thay đổi tích cực và để lại dấu ấn lâu dài, bất kể vai trò hay vị trí của họ là gì.
Sức Mạnh Của Ảnh Hưởng – Sức Mạnh Của Chức Danh
The Power of Influence vs. The Power of Position
Làm thế nào để xây dựng được nền tảng sức mạnh cần thiết nhằm định hướng hành vi của người khác khi họ không thuộc đội ngũ của bạn?
Một nhà lãnh đạo xuất sắc hiểu rằng lãnh đạo không nằm ở chức danh. Năng lực lãnh đạo thực sự thể hiện ở khả năng truyền cảm hứng và thúc đẩy người khác hành động thông qua sự thuyết phục và niềm tin. Người có chức danh có thể yêu cầu sự tuân thủ, nhưng người có ảnh hưởng sẽ có được sự cam kết.
Điều này đặc biệt quan trọng khi làm việc với các phòng ban khác, nghĩa là bạn phải hợp tác với những đồng nghiệp mà mình không có quyền kiểm soát trực tiếp.
Khả năng tạo ảnh hưởng, phụ thuộc phần lớn vào kỹ năng mềm, trong đó trí tuệ cảm xúc (Emotional Intelligence – EI) đóng vai trò then chốt. EI giúp bạn nắm bắt bối cảnh, thấu hiểu động cơ và xây dựng sự gắn kết để thuyết phục một cách hiệu quả.
Những Kỹ Năng Tạo Ảnh Hưởng Thiết Yếu
Essential Influencing Skills
Để trở thành người có khả năng tạo ảnh hưởng hiệu quả, bạn cần phát triển phong cách lãnh đạo dựa trên những khái niệm then chốt. Trong đó, việc hiểu và xây dựng các dạng sức mạnh cá nhân — từ chuyên môn đến mạng lưới mối quan hệ — đóng vai trò nền tảng.
Những kỹ năng cốt lõi để tạo ảnh hưởng mà không có thẩm quyền trực tiếp gồm:
- Xây dựng niềm tin: Mọi người ủng hộ những ai họ tin tưởng. Trở nên đáng tin cậy, tạo ấn tượng tích cực và tính chính trực là yếu tố then chốt.
- Giao tiếp rõ ràng: Dù trình bày dữ liệu hay chia sẻ tầm nhìn, thông điệp cần rõ ràng và thuyết phục, cần chạm tới cả lý trí lẫn cảm xúc.
- Đàm phán cùng có lợi: Tạo ảnh hưởng là quá trình hai chiều. Các giải pháp “win-win” giúp đạt được sự đồng thuận và cam kết lâu dài.
Ảnh Hưởng Mà Không Cần Thẩm Quyền – Mẹo
Influencing Without Authority – Tips
1.Thuyết phục mang tính chiến lược
Strategic Persuasion
Đừng chỉ dừng lại ở việc nêu vấn đề, hãy đi kèm những giải pháp đã được suy nghĩ và chuẩn bị kỹ. Khi bạn muốn tạo ảnh hưởng đến một quyết định, điều quan trọng là lập luận phải rõ ràng và đề xuất đủ sức thuyết phục.
Cách thực hiện: Trước mỗi cuộc họp, hãy dành thời gian chuẩn bị. Nếu bạn muốn đề xuất một quy trình mới, hãy tóm tắt ngắn gọn trên một trang: vấn đề đang gặp phải, giải pháp đề xuất, lợi ích mang lại cho đội nhóm hoặc tổ chức, cùng bước triển khai ban đầu. Dữ liệu và dẫn chứng cụ thể sẽ giúp ý kiến của bạn đáng tin hơn.
2. Xây dựng mối quan hệ
Relationship Building
Ảnh hưởng thường được ví như một dạng “tiền tệ xã hội”. Khó có thể mong người khác ủng hộ ý tưởng của mình trong một cuộc họp căng thẳng nếu trước đó hai bên chưa từng trò chuyện hay xây dựng sự kết nối. Với ảnh hưởng không chính thức, thì mạng lưới quan hệ chính là tài sản giá trị nhất của bạn.
Cách thực hiện: Hãy bắt đầu bằng sự tò mò và quan tâm chân thành đến công việc của đồng nghiệp. Chủ động hẹn cà phê với những người ở các phòng ban khác và dành thời gian lắng nghe họ.
3. Uy tín chuyên môn
Expert Credibility
Mọi người có xu hướng lắng nghe và tin tưởng những ai thể hiện kiến thức sâu rộng và năng lực vững vàng. Khi bạn xây dựng được hình ảnh là một nguồn insight đáng tin cậy, người khác sẽ chủ động tìm đến ý kiến của bạn.
Cách thực hiện: Hãy chia sẻ những insights giá trị ngay cả khi không được hỏi. Ví dụ, nếu bạn đọc một báo cáo ngành, hãy tóm tắt 3 điểm then chốt và gửi email cho cả nhóm. Chủ động tham gia các dự án phù hợp với thế mạnh của mình. Luôn duy trì chất lượng công việc ở mức cao và ổn định.
4. Lắng nghe chủ động
Active Listening
Ảnh hưởng thực sự đến từ việc thấu hiểu động lực, áp lực và mục tiêu của người mà bạn đang muốn tạo ảnh hưởng. Bạn không thể thuyết phục họ nếu bạn không hiểu điều gì thực sự quan trọng với họ.
Cách thực hiện: Trong các cuộc trò chuyện, hãy rèn luyện kỹ năng lắng nghe chủ động. Diễn đạt lại những gì bạn đã nghe để xác nhận rằng mình hiểu đúng.
5. Gắn ý tưởng với mục tiêu chung
Shared-Goal Framing
Hãy liên kết đề xuất của bạn với bức tranh lớn hơn: mục tiêu của đội nhóm, sứ mệnh của công ty, hoặc những giá trị mà mọi người cùng quan tâm như hiệu quả hay sự hài lòng của khách hàng. Cách này giúp cuộc trao đổi chuyển từ “ý tưởng của tôi” thành “thành công của cả tập thể”.
Cách thực hiện: Luôn bắt đầu bằng câu hỏi “vì sao”. Giải thích rõ đề xuất của bạn giúp đạt được mục tiêu chung mà mọi người trong phòng đều quan tâm như thế nào.
Khi áp dụng những bước thực tế này vào công việc hằng ngày, bạn sẽ không còn phải chờ có quyền hạn mới hành động — mà bắt đầu xây dựng ảnh hưởng cần thiết để tạo ra thay đổi và tạo dấu ấn lớn hơn.
Nguồn: benjaminball
