Bạn trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn khi bạn trở thành một người biết lắng nghe hơn.
I. Cách Sử Dụng Kỹ Năng Lắng nghe chủ động Để Huấn Luyện Người Khác
Lắng nghe chủ động đòi hỏi bạn phải chăm chú lắng nghe người nói, hiểu những gì họ đang nói, phản hồi và suy ngẫm về những gì được nói và lưu giữ thông tin cho lần sau. Điều này giúp cả người nghe và người nói đều chủ động tham gia vào cuộc trò chuyện.
Chủ động lắng nghe và suy ngẫm, phản hồi và đưa ra nhận xét không phải lúc nào cũng dễ dàng. Dưới đây là một số mẹo lắng nghe chủ động hữu ích dành cho người quản lý:
- Hãy chú ý đến hành vi và ngôn ngữ cơ thể của người nói để hiểu rõ hơn về thông điệp của họ.
- Báo hiệu rằng bạn đang theo dõi cuộc trò chuyện cùng với các tín hiệu thị giác như gật đầu và giao tiếp bằng mắt; đặt câu hỏi làm rõ để đảm bảo sự hiểu biết của bạn.
- Tránh những gián đoạn có thể xảy ra: từ công nghệ (ví dụ: thông báo qua điện thoại hoặc email) và từ con người (ví dụ: tiếng gõ cửa nhà bạn).
- Giữ tâm trí cởi mở. Thay vì đánh giá thông điệp và đưa ra ý kiến, bạn chỉ cần làm cho người nói cảm thấy được lắng nghe và công nhận.
- Xác nhận rằng bạn đã hiểu những gì người nói đã nói bằng cách xác minh sự hiểu biết của bạn.
- Hãy là một người lắng nghe chăm chú và chuẩn bị sẵn bộ công cụ về kỹ thuật lắng nghe chủ động bất cứ khi nào các buổi trò chuyện huấn luyện diễn ra.
6 Kỹ thuật Lắng nghe chủ động
1. Tập Trung Chú Ý
Một trong những mục tiêu của việc lắng nghe chủ động và trở thành người nghe hiệu quả là thiết lập một giọng điệu thoải mái để người nói có cơ hội suy nghĩ và nói chuyện. Cho phép “thời gian chờ đợi” trước khi trả lời. Đừng ngắt lời người đó, kết thúc câu nói của họ hoặc bắt đầu hình thành câu trả lời của bạn trước khi họ nói xong. Hãy chú ý đến ngôn ngữ cơ thể cũng như tâm trạng của bạn khi lắng nghe chủ động. Hãy tập trung vào thời điểm, giao tiếp bằng mắt và thể hiện sự tôn trọng với tư cách là người nghe.
2. Không Vội Đánh Giá
Lắng nghe chủ động đòi hỏi một tâm trí cởi mở. Với tư cách là người lắng nghe và là người lãnh đạo, hãy cởi mở với những ý tưởng mới, quan điểm mới và khả năng mới khi thực hành lắng nghe chủ động. Ngay cả khi những người biết lắng nghe có quan điểm mạnh mẽ, họ vẫn không vội đánh giá ngay, không đưa ra bất kỳ lời chỉ trích nào và tránh những gián đoạn như tranh cãi hoặc bán quan điểm của mình. Điều này có thể dễ dàng hơn nếu bạn duy trì tư thế cơ thể cởi mở. Ví dụ, để cánh tay của bạn ở một bên thay vì bắt chéo trước ngực, có thể báo hiệu mức độ cởi mở hơn.
3. Suy Ngẫm Và Công Nhận
Khi bạn là người nghe, đừng cho rằng bạn hiểu đúng hoặc người nói biết bạn đã nghe thấy họ. Phản ánh cảm xúc của họ bằng cách định kỳ diễn giải các điểm chính. Suy ngẫm là một kỹ thuật lắng nghe chủ động cho thấy rằng bạn và đối tác của mình đang ở cùng một quan điểm.
Nếu bạn nghe thấy: “Tôi không biết phải làm gì khác!” hoặc “Tôi mệt mỏi với việc cứu cả đội vào phút cuối”, hãy thử giúp người khác ghi nhớ cảm xúc của họ: “Có vẻ như bạn đang cảm thấy khá thất vọng và bế tắc”. Đây có thể là một cách để khiến họ cảm thấy được công nhận.
4. Làm Rõ
Đặt câu hỏi về bất kỳ vấn đề nào còn mơ hồ hoặc không rõ ràng. Với tư cách là người nghe, nếu bạn có nghi ngờ hoặc bối rối về điều người kia vừa nói, hãy nói những điều như, “Để tôi xem tôi có hiểu đúng không. Cậu đang nói về…?” hoặc “Đợi một chút. Tôi không theo kịp.” Yêu cầu làm rõ cho thấy bạn đang chú ý.
Các câu hỏi mở, làm rõ và thăm dò là những công cụ lắng nghe chủ động quan trọng khuyến khích người nói thực hiện công việc tự phản ánh và giải quyết vấn đề, thay vì biện minh hoặc bảo vệ một quan điểm hay cố gắng đoán “câu trả lời đúng”.
Ví dụ bao gồm: “Bạn nghĩ gì về…?” hoặc “Hãy kể cho tôi nghe về…?” và “Bạn sẽ giải thích/mô tả thêm…?”
Khi lắng nghe chủ động, người ta nhấn mạnh vào việc hỏi hơn là nói. Nó cho rằng người khác có ý kiến đóng góp có giá trị và duy trì tinh thần hợp tác.
Bạn có thể nói: “Một số điều cụ thể mà bạn đã thử là gì?” hoặc “Bạn đã hỏi nhóm mối quan tâm chính của họ là gì chưa?” Có thông tin nào khác có thể hữu ích để tìm hiểu không?”
5. Tóm Tắt
Việc nhắc lại các chủ đề chính khi cuộc trò chuyện tiếp tục sẽ xác nhận và củng cố sự hiểu biết của bạn về quan điểm của người khác. Nó cũng giúp cả hai bên hiểu rõ về trách nhiệm chung và theo dõi. Tóm tắt ngắn gọn những gì bạn đã hiểu khi thực hành lắng nghe chủ động và yêu cầu người khác làm điều tương tự.
Việc trình bày lại ngắn gọn các vấn đề cốt lõi mà người nói nêu ra có thể giống như: “Hãy để tôi tóm tắt lại để kiểm tra sự hiểu biết của mình … Tôi có hiểu đúng không?”
6. Chia Sẻ
Lắng nghe chủ động trước hết là hiểu người khác, sau đó là hiểu người khác với tư cách là người nghe. Khi bạn hiểu rõ hơn về quan điểm của người khác, bạn có thể bắt đầu giới thiệu ý tưởng, cảm xúc và đề xuất của riêng mình. Mọi người dễ tiếp thu những ý tưởng và đề xuất mới hơn khi họ cảm thấy được thấu hiểu.
Một khi tình huống đã được thảo luận xong, cả bạn và người kia đều có một bức tranh rõ ràng về mọi việc đang diễn ra như thế nào. Từ lúc này, cuộc trò chuyện có thể chuyển sang giải quyết vấn đề: Chúng ta đang đưa ra những giả định gì? Những gì chưa được thử? Chúng ta không biết gì? Những cách tiếp cận mới nào có thể được thực hiện?
Với tư cách là huấn luyện viên người nghe, hãy tiếp tục truy vấn, hướng dẫn và đưa ra đề xuất nhưng đừng đưa ra giải pháp. “Người được huấn luyện” của bạn sẽ cảm thấy tự tin và háo hức hơn nếu họ suy nghĩ thấu đáo về các phương án và làm chủ được giải pháp.
II. Lắng nghe chủ động là quan trọng nhưng không phải là tất cả – Hãy nhớ rằng Hành động mạnh hơn Lời nói
Nếu bạn là người lãnh đạo người khác, hãy biết rằng việc lắng nghe chủ động cũng quan trọng như vậy nhưng chỉ lắng nghe thôi là không đủ để đảm bảo rằng người khác cảm thấy được lắng nghe.
Như nghiên cứu của CCL đã phát hiện ra, khi nhân viên lên tiếng về những đề xuất hoặc mối quan ngại, họ vẫn cảm thấy không được lắng nghe nếu lãnh đạo của họ không hành động theo những gì họ đã học được. Khi các nhà lãnh đạo hành động theo những gì họ nghe được, nhân viên có nhiều khả năng đưa ra đề xuất hoặc chia sẻ ý tưởng trong tương lai. Trên thực tế, nhận thức về cảm giác được lắng nghe cao gấp 2 lần ở những người chia sẻ với người lãnh đạo của họ, người sau đó đã hành động, so với những người chia sẻ với người lãnh đạo mà sau đó không làm gì cả.
Vì vậy, các nhà lãnh đạo hãy nhớ rằng bước cuối cùng và quan trọng nhất của việc lắng nghe chủ động là hành động dựa trên những gì bạn nghe được, và đó là nền tảng thiết yếu của sự lãnh đạo thực sự giàu lòng trắc ẩn.
Lợi Ích Của Việc Lắng Nghe Chủ Động
- Nó truyền tải thông điệp rằng những lời người khác nói đều có giá trị. Đây là một cách để làm cho nhân viên cảm thấy yên tâm và hòa nhập, đồng thời có thể báo hiệu những phẩm chất như tâm trí cởi mở và đánh giá cao kiến thức cũng như chuyên môn.
- Nó tạo điều kiện thuận lợi cho sự hiểu biết giữa các cá nhân hoặc nhóm. Mong muốn được thấu hiểu là mục tiêu cơ bản trong các mối quan hệ và là yếu tố then chốt quyết định chất lượng mối quan hệ. Lắng nghe người khác cũng gửi đi những tín hiệu tích cực về sự quan tâm, tôn trọng và hỗ trợ.
- Nó xây dựng sự an toàn về mặt tâm lý. Trở thành một người lắng nghe sâu sắc, đặt câu hỏi, tìm kiếm sự rõ ràng và khuyến khích người khác chia sẻ quan điểm của họ sẽ củng cố vai trò của bạn với tư cách là vợ/chồng, bạn bè, đồng nghiệp, huấn luyện viên và người cố vấn. Nó cũng có thể giúp xây dựng cảm giác thân thuộc tại nơi làm việc.
- Nó cho phép bạn huấn luyện người khác hiệu quả hơn. Trở thành một người lắng nghe mạnh mẽ, chăm chú sẽ khiến đồng nghiệp và cấp dưới trực tiếp chia sẻ nhiều thông tin hơn với bạn, nhờ đó bạn có thể hiểu rõ hơn các vấn đề liên quan và có thể thực hiện hành động thích hợp. Kết quả là bạn cũng sẽ thấy những cải thiện trong các mối quan hệ của mình.
- Nó cung cấp một ví dụ về môi trường có khuynh hướng lắng nghe. Bằng cách thể hiện nhất quán cách lắng nghe chủ động và tầm quan trọng của việc lắng nghe, bạn sẽ giúp thiết lập kỳ vọng chung về cách người khác nên lắng nghe nhau.
Khi bắt đầu áp dụng bộ kỹ năng lắng nghe chủ động vào thực tế, bạn sẽ nhận thấy tác động tích cực của nó trong một số lĩnh vực, bao gồm người lãnh đạo hiệu quả trong các mối quan hệ cá nhân và nghề nghiệp cũng như trong các tình huống xã hội khác nhau.
III. Đánh Giá Hiệu Quả Lắng Nghe Chủ Động Của Bạn
Nhiều người coi kỹ năng lắng nghe của họ là điều hiển nhiên. Chúng ta thường cho rằng rõ ràng là chúng ta đang thực hành lắng nghe chủ động và những người khác biết rằng họ đang được lắng nghe. Nhưng thực tế là nghiên cứu cho thấy hầu hết chúng ta đều đánh giá quá cao kỹ năng nghe của mình.
Với tư cách là nhà lãnh đạo, chúng ta bị phân tâm bởi công nghệ, quá tải thông tin và thường gặp khó khăn trong việc lắng nghe chủ động. Chúng ta có thể gặp khó khăn khi nghe những tin xấu, chấp nhận những lời chỉ trích và đối mặt với cảm xúc của mọi người. Ngay cả với ý định tốt nhất, bạn vẫn có thể vô thức gửi đi những tín hiệu cho thấy bạn không hề lắng nghe. Điều này làm tăng nguy cơ hiểu lầm, làm giảm sự an toàn về mặt tâm lý và khiến người khác cảm thấy xa lạ.
Bạn có thể cần phải cải thiện kỹ thuật lắng nghe chủ động của mình nếu bất kỳ câu hỏi nào sau đây mô tả về bạn. Đôi khi bạn có:
- Bạn gặp khó khăn trong việc tập trung vào những gì đang được nói, đặc biệt là khi người nói đang phàn nàn, lan man hoặc buôn chuyện?
- Bạn đang lên kế hoạch cho những gì sẽ nói tiếp theo thay vì suy nghĩ về những gì người nói đang nói?
- Bạn không thích khi ai đó không đồng ý hoặc đặt câu hỏi về ý tưởng hoặc hành động của bạn?
- Hay khoanh vùng khi người nói có thái độ tiêu cực?
- Đưa ra lời khuyên quá sớm và đề xuất giải pháp cho vấn đề trước khi người kia giải thích đầy đủ quan điểm của họ?
- Nói nhiều hơn đáng kể so với người khác nói?
Nếu bạn trả lời có cho bất kỳ câu hỏi nào trong số này, bạn không đơn độc.
IV. Cách Cải Thiện Kỹ Năng Lắng Nghe Chủ Động Của Bạn
Để nâng cao kỹ năng lắng nghe tích cực của bạn, hãy thử áp dụng những kỹ thuật này vào thực tế:
- Nuôi dưỡng nền tảng hạnh phúc. Lắng nghe là một hoạt động cần nhiều nỗ lực. Sẽ dễ dàng hơn để tích cực lắng nghe suốt cả ngày nếu bạn được nghỉ ngơi đầy đủ, được nuôi dưỡng đủ đầy và có thể lưu tâm đến những gì đang diễn ra tại thời điểm đó.
- Hạn chế sự xao nhãng và gián đoạn. Để chế độ im lặng trên mọi thiết bị công nghệ và tìm một nơi yên tĩnh để bạn có thể dành toàn bộ sự chú ý cho người khác.
- Áp dụng tư thế lắng nghe. Giữ tư thế cơ thể cởi mở phát đi thông điệp rằng bạn cởi mở với những gì đang được nói. Hướng mặt về người nói, nghiêng người, duy trì giao tiếp bằng mắt tốt (mặc dù điều này có thể phụ thuộc vào văn hóa) và hãy thoải mái nhất có thể. Điều này báo hiệu rằng đó là một không gian an toàn để chia sẻ.
- Hiểu được điều người khác muốn từ cuộc trò chuyện. Đôi khi ai đó cần lời khuyên, nhưng thường việc lắng nghe sẽ đáp ứng được những nhu cầu khác. Ví dụ, bạn có thể thử hỏi, “Bạn có muốn lời khuyên không, hay bạn muốn có một người cộng tác để giải quyết vấn đề?” Tiếp theo là “Và nếu bạn không chắc mình cần gì, tôi có thể lắng nghe và chúng ta sẽ cùng nhau tìm ra” cũng rất hữu ích.
- Hãy chú ý đến những gì đang được nói, không phải những gì bạn muốn nói. Việc thử và dự đoán khi nào bạn có thể tham gia cuộc trò chuyện là điều tự nhiên. Nhưng hãy cố gắng kiềm chế sự thôi thúc này bằng cách đặt mục tiêu có thể lặp lại câu cuối cùng mà người kia nói. Điều này giúp bạn chú ý đến từng câu phát biểu.
- Chú ý đến ngôn ngữ không lời và biểu cảm gương mặt. Hãy chú ý đến giọng nói và ngôn ngữ cơ thể của người đó để tìm manh mối về những gì họ đang cảm thấy (nhưng có thể họ không nói ra).
- Hãy thoải mái với sự im lặng. Việc tạm dừng cuộc đối thoại có thể giúp bạn có cơ hội thu thập suy nghĩ của mình và cho phép người khác làm điều tương tự. Hãy đặt mục tiêu thực hiện 80% thời gian nghe và 20% thời gian nói.
- Nuôi dưỡng sự hiếu kỳ. Hiếu kỳ là một trạng thái tinh thần không phán xét một cách tự nhiên. Nếu bạn cho rằng mình sẽ nghe thấy điều gì đó mới mẻ, có thể bạn sẽ nghe được.
- Khuyến khích người khác đưa ra ý tưởng và giải pháp trước khi bạn đưa ra ý tưởng và giải pháp của mình. Thông thường, mọi người đã nghĩ đến các phương án hành động khả dĩ.
- Nhắc lại những điểm chính và hỏi xem bạn đã hiểu đầy đủ chưa. “Hãy để tôi xem bạn có nghĩ là tôi hiểu không…” là một cách dễ dàng để làm rõ mọi nhầm lẫn và cho thấy bạn sẵn sàng sửa chữa.
- Hãy xem xét việc xem lại chủ đề. Bạn có thể lắng nghe mà không bình luận và không đồng ý với những lời phàn nàn. Nếu đó là điều bạn muốn theo đuổi, hãy yêu cầu người đó viết nó ra cùng với giải pháp khả thi, sau đó sắp xếp thời gian khác để thảo luận.
Giải Pháp Lắng Nghe Chủ Động Dành Cho Lãnh Đạo
Việc trang bị kỹ năng lắng nghe chủ động cơ bản có thể giúp các nhà lãnh đạo để thực sự lắng nghe và hiểu người khác, bao gồm cả sự thật, cảm xúc và giá trị có thể ẩn sau những lời nói thực sự được chia sẻ. Ở cấp độ tổ chức, việc đào tạo mọi người cách lắng nghe hiệu quả hơn giúp cung cấp hình mẫu cho thế hệ lãnh đạo tiếp theo và xây dựng văn hóa trung thực và dũng cảm tại nơi làm việc.
Nguồn: ccl.org
