Các nhà quản lý mới thường cảm thấy áp lực rằng phải có câu trả lời cho mọi vấn đề. Felix – một khách hàng của chuyên gia Carole-Ann Penney – là ví dụ điển hình, anh ấy là một quản lý vừa được thăng chức. Trước khi được thăng chức, anh ấy đảm nhận vai trò chuyên gia trong lĩnh vực của mình, và anh ấy chỉ phải chịu trách nhiệm cho một hoặc hai dự án cụ thể. Nhờ vào sự đáng tin cậy và kỹ năng xuất sắc đã giúp Felix được giao vai trò lãnh đạo, là vị trí mà anh phải quản lý nhiều dự án và nhân sự cùng một lúc.
Felix được đội ngũ nhân viên kỳ vọng rằng sẽ đưa ra quyết định và định hướng rõ ràng. Tuy nhiên, anh gặp khó khăn khi không nắm rõ chi tiết từng dự án. Khi được đặt câu hỏi, Felix thường ấp úng và lo lắng về việc đưa ra câu trả lời không chính xác. Đội ngũ của anh dễ dàng nhận thấy sự lo lắng này, trong khi bản thân anh cũng tự trách vì không thể xử lý tình huống tốt hơn. Cả nhóm đều rơi vào trạng thái căng thẳng, một số thành viên thậm chí đã liên hệ trực tiếp với giám đốc thay vì thông qua Felix.
Một trong những quan niệm sai lầm phổ biến về lãnh đạo là cho rằng các nhà quản lý cần phải biết hết mọi câu trả lời. Tuy nhiên, trong thực tế lại không như vậy.
Khi Bạn Không Có Câu Trả Lời
Công việc của một nhà quản lý rất phức tạp, và môi trường làm việc thì luôn thay đổi nhanh chóng. Nhiều lúc, bạn sẽ phải dẫn dắt đội nhóm của mình vào những tình huống mới hoặc không chắc chắn, là nơi mà không có sẵn hướng dẫn cụ thể nào để làm theo.
Vì vậy, một nhà quản lý giỏi không phải là biết hết mọi thứ, mà là cách bạn xử lý khi không biết và cách bạn dẫn dắt nhóm vượt qua những thử thách chưa từng gặp. Đó có thể là lập kế hoạch cho một dự án chưa ai từng làm, giúp nhóm thích nghi với sự thay đổi, tìm ra cách thực hiện mới, hoặc đơn giản là từng bước tiến lên khi gặp những điều bất ngờ.
Đây là một sự thay đổi khó khăn đối với những người như Felix, thuộc nhóm người trước đây đã quen với việc luôn có câu trả lời trong vai trò cá nhân của mình. Trong vai trò quản lý mới, họ cần phải thể hiện theo một cách khác. Mặc dù không có câu trả lời cho mọi câu hỏi của đội nhóm, nhưng cũng không muốn làm họ thất vọng.
Dưới đây là sáu câu nói mà các nhà quản lý mới có thể sử dụng trong những tình huống tương tự. Hãy thêm chúng vào “hộp công cụ lãnh đạo-leadership toolbox” của bạn:
“Tôi không chắc, nhưng tôi sẽ tìm hiểu.”
Khi các nhà quản lý mới không biết câu trả lời cho câu hỏi của thành viên trong đội ngũ, họ có thể lo lắng về việc bị phát hiện. Tuy nhiên, điều này không xấu đối với các nhà quản lý. Việc thành thật về những điều mình không biết giúp thể hiện sự chân thật — và nghiên cứu cho thấy rằng đội ngũ nhân viên sẽ tin tưởng các nhà quản lý mới không chỉ vì kiến thức mà còn vì sự chân thật của họ. Hơn nữa, thừa nhận khi không biết sẽ giúp xây dựng một môi trường an toàn. Khi các nhà quản lý mới cho phép thừa nhận sự không biết là bình thường, họ đang tạo ra không gian an toàn cho đội ngũ để mọi người cũng có thể chia sẻ những câu hỏi và những điều họ cần giúp đỡ.
“Chúng ta hãy cùng tìm cách giải quyết.”
Hãy thực hành điều mà nhà tâm lý học tổ chức Adam Grant gọi là “khiêm tốn một cách tự tin – confident humility”: nhận thức rằng, mặc dù các nhà quản lý mới không biết tất cả, nhưng họ tin vào khả năng học hỏi của mình. Các nhà quản lý cần tự tin rằng, cùng với đội ngũ nhân viên, họ có thể tận dụng các nguồn lực và cùng nhau tìm ra giải pháp.
Điều quan trọng ở kỹ năng này là cách hai yếu tố kết hợp với nhau. Hãy tưởng tượng làm việc dưới sự lãnh đạo của một người chỉ có sự tự tin mà không có khiêm tốn. Họ có thể tỏ ra là người kiêu ngạo, luôn cho mình là đúng và không bao giờ thừa nhận sai lầm. Ngược lại, hãy tưởng tượng làm việc với một nhà lãnh đạo chỉ có khiêm tốn mà không có sự tự tin. Họ có thể thiếu quyết đoán và luôn tự nghi ngờ bản thân — giống như Felix.
Chìa khóa là cân bằng hai yếu tố này. Hãy thành thật về việc bạn không có tất cả câu trả lời và thể hiện sự tự tin rằng bạn có thể tìm ra giải pháp. Đó chính là công việc của một nhà quản lý: không cần biết tất cả câu trả lời, nhưng cần giúp đội ngũ tìm ra chúng.
“Dự án hiện tại đang ở giai đoạn nào?”
Giống như Felix, các nhà quản lý mới có thể sẽ tham gia nhiều cuộc họp dự án hơn trước đây. Đôi khi, họ có thể không nắm rõ thông tin hoặc tham gia trực tiếp như khi còn làm ở một vị trí nhất định. Hãy cho phép bản thân đặt câu hỏi — ngay cả khi câu hỏi đó có thể khiến bạn trông như một người mới — để hiểu rõ hơn những gì mình chưa biết. Điều này sẽ giúp các nhà quản lý mới có thêm thông tin và cơ hội suy nghĩ kỹ hơn trước khi đưa ra câu trả lời.
“Bạn nghĩ sao?”
Khi các nhà quản lý mới đặt quá nhiều áp lực lên bản thân để phải có tất cả câu trả lời, họ có thể làm chậm sự phát triển của đội ngũ. Thay vào đó, hãy áp dụng phương pháp hỗ trợ. Dù bạn không có câu trả lời, bạn vẫn có thể giúp quá trình tìm ra giải pháp bằng cách đặt những câu hỏi hữu ích giúp xác định rõ vấn đề và các giải pháp tiềm năng. Điều này cũng tạo cơ hội cho đội ngũ thể hiện kinh nghiệm, phát triển khả năng phán đoán và nhận trách nhiệm với giải pháp. Điều đó thể hiện sự tôn trọng đối với chuyên môn của họ, giúp họ cảm thấy được trân trọng và cần thiết.
“Để tôi suy nghĩ lại và sẽ phản hồi bạn vào chiều nay.”
Sẽ có những lúc thành viên trong đội sẽ đến hỏi các nhà quản lý mới một câu hỏi mà chỉ họ, với tư cách là người lãnh đạo đội, mới có thể trả lời. Nhưng điều đó không có nghĩa là các nhà quản lý mới phải trả lời ngay lập tức.
Việc cho phép bản thân có thời gian suy nghĩ là điều hoàn toàn bình thường. Ví dụ, Felix là người suy nghĩ kỹ lưỡng và cần một chút im lặng để suy ngẫm trước khi đưa ra quyết định. Điều đó không khiến anh ấy trở thành một nhà quản lý yếu kém — mà là một nhà quản lý chu đáo. Chỉ cần các nhà quản lý mới rõ ràng về thời gian phản hồi để không gây cản trở công việc của đội.
“Tôi không biết, nhưng tôi biết ai sẽ có câu trả lời cho chúng ta.”
Các nhà lãnh đạo hiệu quả là những người biết tận dụng nguồn lực — họ có thể không biết câu trả lời, nhưng họ không ngần ngại thừa nhận điều đó và biết ai cần phải nhờ đến để tìm ra giải pháp. Đây là một câu nói khác giúp thể hiện sự khiêm tốn và thông báo cho đội ngũ rằng việc yêu cầu sự trợ giúp khi cần thiết là điều hoàn toàn bình thường.
Một số nhà quản lý ngại yêu cầu sự giúp đỡ vì lo sợ rằng điều đó sẽ bị coi là dấu hiệu của sự yếu kém, nhưng việc tận dụng nguồn lực là một hành động can đảm và là một phần trong “hộp công cụ lãnh đạo” của bạn. Việc sử dụng ngôn ngữ tự tin để yêu cầu sự giúp đỡ sẽ nâng cao hình ảnh của một nhà quản lý mới như một nhà lãnh đạo chu đáo và thực tế — và nếu họ có một mạng lưới mạnh mẽ để hỗ trợ, họ sẽ càng sẵn sàng đối mặt với nhiều thử thách có thể xuất hiện.
…
Mong đợi bản thân phải có tất cả câu trả lời là không thực tế và không thể duy trì dài lâu. Không ai có thể biết tất cả — đó là một yêu cầu quá cao. Cố gắng gánh vác trách nhiệm đó sẽ trở thành một gánh nặng rất lớn và là nguyên nhân dẫn đến kiệt sức. Các nhà quản lý mới sẽ không thể chịu nổi áp lực đó. Thay vào đó, hãy cho phép mình không biết. Với những câu nói này trong “hộp công cụ lãnh đạo”, các nhà quản lý mới sẽ sẵn sàng đối mặt tự tin với mọi tình huống, đồng thời tạo cơ hội để xây dựng niềm tin, giúp đội ngũ học hỏi và phát triển, và mở đường cho các giải pháp chu đáo.
Nguồn: HBR
