Trong thế giới làm việc hiện đại, các nhà lãnh đạo đang làm việc trong trạng thái “cấp bách bao trùm” (ambient urgency) — khi sự thay đổi liên tục, các ưu tiên cạnh tranh và những yêu cầu không ngừng khiến mọi việc đều có vẻ quan trọng như nhau. Các khung quản lý thời gian và ưu tiên truyền thống được xây dựng cho một thực tế khác. Nhưng mọi thứ đã thay đổi. Để đưa ra ít quyết định hơn nhưng tốt hơn và rõ ràng hơn trong những tình huống quan trọng giữa trạng thái cấp bách bao trùm, bạn có thể đưa các ưu tiên của mình qua ba bài kiểm tra sau:
1. Bài Kiểm Tra Thay Thế (The Replacement Test)
Câu hỏi: “Tôi đưa ra quyết định này vì tôi là người thực sự có vị trí phù hợp nhất để quyết định, hay chỉ vì mọi người mặc định rằng tôi là người phải quyết định?”
Bạn có thể cảm thấy khó từ bỏ một số công việc vì đã làm chúng quá lâu và chúng dần trở thành việc mà bạn mặc định phải làm. Khi đó, bạn dễ nhầm lẫn giữa trách nhiệm và quyền sở hữu. Bạn đối xử với mọi yêu cầu như thể chúng đều cần sự chú ý trực tiếp của mình, khiến khối lượng công việc ngày càng chồng chất. Trong trạng thái cấp bách bao trùm, chính sự mặc định này có thể khiến bạn bị nhấn chìm. Để phá vỡ vòng lặp đó, bạn cần xác định đâu là những ưu tiên thực sự thuộc về mình, để có thể tập trung sự chú ý vào chúng.
Nếu câu trả lời cho thấy bạn đang đưa ra quyết định chỉ vì mình là người mặc định phải làm, thì đó có lẽ không phải là quyết định mang lại đòn bẩy cao nhất. Ví dụ, bạn dành 20 phút để phê duyệt một báo cáo chi phí mà quản lý tài chính hoàn toàn có thể tự phê duyệt. Những quyết định vượt qua bài kiểm tra này thường có một điểm chung: chúng liên quan đến nhiều chức năng khác nhau, là những tình huống mà dù phân tích đến đâu cũng khó có câu trả lời rõ ràng, hoặc chúng định hướng cho tổ chức. Trong những trường hợp đó, bạn không phải là người ra quyết định theo mặc định — bạn là người duy nhất có thể đưa ra quyết định đó.
2. Bài Kiểm Tra Tích Lũy (The Compounding Test)
Câu hỏi: “Quyết định này sẽ tạo ra giá trị ngày càng lớn theo thời gian, hay nó chỉ giúp tôi giải quyết áp lực của ngày hôm nay?”
Khi mọi quyết định đều có vẻ cấp bách như nhau, chúng ta dễ tập trung vào những việc tạo ra tác động tức thời. Bài kiểm tra tích lũy giúp bạn thoát khỏi tư duy ngắn hạn, phân biệt giữa tác động và tính cấp bách, đồng thời nhận ra quyết định nào có thể tạo ra những hệ quả tích lũy theo thời gian và quyết định nào chỉ giải quyết vấn đề trước mắt mà có thể chẳng còn quan trọng vào quý tới.
Hãy nhớ lại ví dụ về một nhà lãnh đạo để một nhân viên giỏi rời đi vì không có thời gian đào tạo họ. Đây chính là một thất bại của bài kiểm tra tích lũy. Phát triển con người tạo ra giá trị ngày càng lớn theo thời gian, trong khi việc để mất họ sẽ dần làm suy yếu tổ chức. Nếu hôm nay bạn giải quyết một vấn đề ngắn hạn rất rõ ràng — chẳng hạn như chỉ đưa ra phản hồi cho một nhân viên có tiềm năng cao mỗi khi họ mắc lỗi — nhưng lại bỏ mặc một vấn đề mãn tính và khó nhận thấy hơn, như việc cố vấn và phát triển họ liên tục, thì bạn đang tối ưu hóa cho hiện trạng và sự nhẹ nhõm nhất thời, thay vì sự tiến bộ lâu dài.
3. Bài Kiểm Tra Nỗi Sợ (The Fear Test)
Câu hỏi: “Tôi đang né tránh quyết định này vì đó không phải là lựa chọn đúng đắn, hay vì tôi không muốn đối mặt với những hậu quả của việc đưa ra quyết định đó?”
Khi làm việc trong trạng thái áp lực liên tục, vấn đề không phải là có quá nhiều quyết định cần đưa ra. Vấn đề là sự cấp bách bao trùm tạo ra một môi trường khiến bạn bắt đầu trì hoãn những quyết định khó chịu. Bạn muốn từ bỏ một số ưu tiên, nhưng việc đó đòi hỏi sự can đảm và đồng thời khơi lên nhiều nỗi sợ: sợ sai, sợ mất vị thế, sợ những điều chưa biết hoặc sợ xung đột. Tính cấp bách trở thành một cái cớ hoàn hảo để trì hoãn những quyết định khó khăn, thông qua những câu nói như “Tôi sẽ xử lý việc này khi có thời gian” hoặc “Hãy thu thập thêm dữ liệu trước khi chúng ta dừng việc này.” Sự khó chịu không biến mất. Nó chỉ bị chôn vùi.
Ví dụ, công ty của bạn đang đồng thời triển khai ba sáng kiến quan trọng: ứng dụng AI, cải thiện vận hành và cắt giảm chi phí. Mặc dù cả ba đều có vẻ là ưu tiên, bạn biết rằng nguồn lực không đủ để triển khai cả ba với tốc độ cần thiết. Bạn có thể né tránh việc dừng bất kỳ sáng kiến nào vì sợ điều đó bị xem là một thất bại của cá nhân mình. Kết quả là cả ba sáng kiến đều bị trì hoãn và công ty bỏ lỡ cơ hội trước đối thủ. Sử dụng câu hỏi này có thể giúp bạn nhận ra cái giá của việc không hành động, hiểu tại sao mình đang né tránh quyết định và từ đó chủ động đưa ra những lựa chọn đánh đổi cần thiết.
Kết Luận
Hầu hết các nhà lãnh đạo đều đã và đang sử dụng một phiên bản nào đó của ba bài kiểm tra này theo cách không chính thức. Giá trị của việc biến chúng thành những nguyên tắc rõ ràng không nằm ở việc phát minh lại một điều gì đó hoàn toàn mới. Giá trị nằm ở việc biến những quyết định quan trọng trở nên có ý thức, có thể chia sẻ và có thể lặp lại trong toàn đội ngũ.
Các khung ra quyết định truyền thống thường xem sự cấp bách là dấu hiệu của việc lãnh đạo chưa tốt. Nhưng không phải vậy. Đó là điều kiện của thời đại ngày nay. Vấn đề là liệu bạn sẽ ưu tiên một cách có ý thức hay một cách thụ động. Với những nguyên tắc ra quyết định đơn giản hơn, tốt hơn và rõ ràng hơn, bạn có thể đưa ra những phán đoán vững vàng hơn mà không làm chậm đội ngũ của mình.
Nguồn: Harvard Business Review
